Automatyzacja procesów w działalności kancelarii prawniczej

Chaos informacyjny paraliżuje rozwój kancelarii

Dokumenty rozproszone między folderami komputerowymi, mailami i segregatorami. Brak jednolitego systemu sprawia, że monitorowanie stanu spraw jest utrudnione – szczególnie gdy któryś z prawników jest nieobecny. Ten bałagan informacyjny uniemożliwia rozwój i wpływa negatywnie na poziom obsługi klientów, utrudniając analizę danych niezbędną w codziennej pracy.

Utracona kontrola nad zadaniami i terminami

Zadania przesyłane mailowo lub zlecane ustnie sprawiają, że tracisz wgląd w to, kto, nad czym pracuje i czy wszystko jest na dobrej drodze. Brak przejrzystego systemu zarządzania i odpowiedniego przygotowania procesów oznacza ciągły stres – czy pozew na pewno został wysłany w terminie? Czy młodszy prawnik zarejestrował odpowiedź od klienta?

Zator przy rozliczeniach i ewidencji czasu

Koniec każdego miesiąca to biurokratyczna udręka – składanie raportów od każdego prawnika, ręczne przygotowywanie faktur i niemożność wykonywania innych zadań. Niedoskonały system ewidencji i kopiowania danych sprawia, że część należnego wynagrodzenia może „uciekać”, zwiększając ryzyko błędów finansowych.

Brak wglądu w obłożenie i efektywność zespołu

Nie masz łatwego sposobu sprawdzenia, kto w zespole jest przeciążony, a kto ma luz. Musisz pytać każdego indywidualnie o status projektów, a i tak często dowiadujesz się po fakcie o nadgodzinach czy zaległościach. To uniemożliwia sprawne zarządzanie zespołem i osiągnięcie oszczędności czasu, którą automatyzacja pozwala uzyskać.

Rozproszone dokumenty utrudniają pracę

Akta częściowo w segregatorach, częściowo na dyskach prawników, częściowo w e-mailach. Sytuacje typu „wersja umowy jest na laptopie pracownika, która jest w sądzie” lub odkrycie, że klient ma inną wersję dokumentu niż kancelaria, frustrują i spowalniają pracę. Brakuje bezpiecznego, centralnego repozytorium z dostępem zdalnym.

Czasochłonne, powtarzalne czynności administracyjne

Przygotowanie dokumentów do pozwu, generowanie setek pism windykacyjnych, adresowanie kopert, śledzenie potwierdzeń nadania – rzeczy proste, ale zajmujące godziny. Zamiast prowadzić merytoryczne sprawy, grzęźniesz w rutynowych zadaniach i wykonywaniu powtarzalnych zadań, które nie wymagają prawniczego geniuszu, ale pochłaniają mnóstwo cennego czasu.

Jedno źródło prawdy dla wszystkich spraw

Pokażemy Ci, jak stworzyć centralne repozytorium informacji. Wykorzystuje ono nowoczesne systemy informatyczne. Dzięki temu każdy uprawniony prawnik będzie miał natychmiastowy dostęp do aktualnych danych o sprawach. Po odpowiednim szkoleniu pracowników Twój zespół przestanie tracić czas na szukanie informacji.

Pełna transparentność postępów i terminów

Pomożemy Ci wdrożyć system zarządzania zadaniami, który usprawni przepływ informacji między różnymi systemami i podejmowanie decyzji w krótszym czasie. Uzyskasz pełen wgląd w pracę zespołu. Nasze doradztwo zagwarantuje, że nigdy więcej nie będziesz musiał pytać każdego prawnika osobno o postępy w pracy.

Automatyczne rozliczenia bez miesięcznego chaosu

Doradzimy Ci, jak zorganizować ewidencję czasu i procesów rozliczeniowych. Dzięki temu koniec miesiąca przestanie być koszmarem. Pokażemy rozwiązania automatyzujące generowanie raportów i generowanie faktur na podstawie danych z różnych źródeł. Dzięki naszej konsultacji Twój zespół odzyska dni pracy, które wcześniej tracił na składanie raportów.

Pełna kontrola nad obłożeniem zespołu

Wskażemy Ci narzędzia do monitorowania obłożenia każdego prawnika w czasie rzeczywistym. Doradzimy, jak zorganizować pracę, żebyś natychmiast widział, kto jest przeciążony, a kto może przejąć dodatkowe sprawy. To oznacza wzrost wydajności i optymalne wykorzystanie potencjału zespołu. Efekt? Redukcja kosztów i mniej stresu dla wszystkich.

Bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów

Pomożemy Ci stworzyć system przechowywania. Dzięki niemu każdy dokument będzie w odpowiednim miejscu z możliwością dostępu online. Doradzimy odpowiednie oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo i kopie zapasowe przy wykorzystaniu nowych technologii. Twoi prawnicy będą mogli pracować zdalnie, mając dostęp do wszystkich potrzebnych materiałów.

Uwolnienie od powtarzalnych zadań administracyjnych

Pokażemy Ci, na czym polega automatyzacja procesów i które zadania powtarzalne można zoptymalizować, osiągając wymierne korzyści i jak to zrobić. Doradzimy narzędzia i procesy, które uwolnią Twoich prawników od bycia „kopiuj-wklej” maszynami. Dzięki naszej konsultacji zespół skupi się na tym, za co klienci naprawdę płacą – merytorycznej obsłudze prawnej.

Wiele kancelarii nie zdaje sobie sprawy, ile czasu marnuje na nieefektywne procesy, dopóki ktoś z zewnątrz tego nie przeanalizuje

Rozumiemy Twoje obawy – każda zmiana w kancelarii budzi niepokój, czy zespół się przystosuje i czy wdrożenie nie sparaliżuje pracy. Większość właścicieli kancelarii zwleka z decyzją, nie zdając sobie sprawy, że automatyzacja pozwala zaoszczędzić miesięcznie dziesiątki godzin w codziennej pracy, które mogłyby zostać lepiej wykorzystane.

Kancelarie prawa cywilnego i handlowego

Obsługujemy kancelarie prowadzące sprawy cywilne, handlowe i gospodarcze. Mierzysz się z dużą liczbą podobnych spraw wymagających systematycznego podejścia? Rozumiemy wyzwania związane z obsługą klientów korporacyjnych, którzy oczekują regularnych raportów i transparentności procesów.

Kancelarie prawne full house

Wiemy, jak trudno koordynować pracę prawników specjalizujących się w różnych obszarach i zapewnić spójność obsługi klientów. Pozwalają one na efektywną współpracę między działami w krótszym czasie przy zachowaniu specjalizacyjnej elastyczności i lepszej obsłudze potrzeb klientów.

Kancelarie obsługujące branże technologiczne

Specjalizujemy się w automatyzacji kancelarii obsługujących branżę technologiczną. Pomagamy tam, gdzie tempo prac i wymagania klientów są szczególnie wysokie, a wykorzystanie technologii i sztucznej inteligencji jest kluczowe. Nasze rozwiązania pozwalają na cyfrowe zarządzanie portfolio IP i automatyzację procesów związanych z ochroną znaków towarowych i patentów.

Prowadzisz kancelarię w innej specjalizacji?

Wiemy, że adwokat zajmujący się sprawami karnymi ma zupełnie inne potrzeby niż radca prowadzący sprawy administracyjne. Kancelaria rodzinna inaczej organizuje pracę niż biuro obsługujące duże korporacje. Dlatego chętnie sprawdzimy, czy i jak możemy dostosować nasze doświadczenie do Twojej unikalnej sytuacji.