Wybór formy opodatkowania to jedna z ważniejszych decyzji, przed jakimi staje każdy, kto prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Od niej zależy nie tylko wysokość obciążeń podatkowych, ale też sposób prowadzenia rozliczeń, zakres formalności czy możliwość skorzystania z ulg. Wśród dostępnych opcji szczególnie często porównywane są dwie: podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Każda z nich rządzi się odmiennymi zasadami, a to, która okaże się bardziej opłacalna, zależy od konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.
W tym artykule zestawiamy obie formy, wskazując ich mocne i słabe strony oraz sytuacje, w których jedna wygrywa z drugą.
Formy opodatkowania działalności – krótkie wprowadzenie
Zanim przejdziemy do porównania, warto przypomnieć, jakie w ogóle istnieją możliwości. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może rozliczać się na kilka sposobów, a do głównych form opodatkowania należą skala podatkowa, podatek liniowy oraz zryczałtowany podatek dochodowy. Dawniej dostępna była również karta podatkowa, jednak od kilku lat nie można jej już wybrać przy zakładaniu nowej firmy.
Skala podatkowa opiera się na dwóch stawkach (12 i 32%) oraz kwocie wolnej od podatku, co czyni ją atrakcyjną głównie dla osób o niższych dochodach. Gdy jednak firma zaczyna zarabiać więcej, przedsiębiorcy coraz częściej rozważają przejście na podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Na czym polega podatek liniowy?
Podatek liniowy to forma, w której podatek dochodowy naliczany jest według jednej, stałej stawki 19 procent – niezależnie od tego, jak wysoki dochód osiągnął przedsiębiorca. Podstawą opodatkowania jest tutaj dochód, czyli różnica między przychodem a poniesionymi kosztami.
Kluczową zaletą tego rozwiązania jest możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu. Wydatki związane z prowadzeniem firmy – zakup sprzętu, materiałów, paliwa, usług czy pojazdów mechanicznych wykorzystywanych w biznesie – pomniejszają podstawę, od której liczony jest podatek. Z tego powodu podatek liniowy bywa korzystnym rozwiązaniem dla firm ponoszących znaczne wydatki operacyjne oraz dla tych, które osiągają wysokie dochody oraz chcą uniknąć wyższej, 32-procentowej stawki obowiązującej w skali.
Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach. W przypadku podatku liniowego przedsiębiorca traci prawo do większości ulg podatkowych, nie korzysta z kwoty wolnej od podatku, a także nie może rozliczyć się wspólnie z małżonkiem ani skorzystać z preferencji, jakie przysługują osobie samotnie wychowującej dziecko. Dla części podatników właśnie te wykluczenia przesądzają o wyborze innej formy.
Na czym polega ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?
Ryczałt to uproszczona forma rozliczeń, w której podatek liczony jest od przychodu, bez uwzględniania kosztów jego uzyskania. Zasady jej funkcjonowania reguluje ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
W tym modelu wysokość podatku zależy od stawki ryczałtu przypisanej do konkretnego rodzaju prowadzonej działalności. Stawki wahają się od 2 do 17%, w zależności od tego, jaki jest rodzaj działalności oraz jakie usługi świadczą przedsiębiorcy.
Przykładowo:
- część specjalistów IT rozlicza się stawką 12%
- usługi budowlane bywają objęte stawką 5,5%
- wolne zawody – 17%
Trzeba przy tym pamiętać, że ryczałt objęty jest limitami przychodów (2 000 000 euro) – po ich przekroczeniu prawo do tej formy się traci. Podstawową różnicą względem podatku liniowego jest to, że przy ryczałcie podatek płacony jest od przychodu pomniejszonego jedynie o zapłacone składki społeczne oraz część zapłaconej składki zdrowotnej. Ryczałt nie daje takiej możliwości rozliczania wydatków firmowych, co przy wysokich kosztach staje się jego istotną wadą.
Kiedy opłaca się ryczałt, a kiedy podatek liniowy?
To, czy lepszym wyborem jest ryczałt czy podatek liniowy, zależy przede wszystkim od struktury kosztów w firmie. To właśnie ona najczęściej przesądza o tym, jaką formę opodatkowania wybrać.
- Ryczałt sprawdza się u przedsiębiorców działających przy niskich kosztach, którzy osiągają wysokie dochody z usług objętych korzystną stawką. Skoro nie odliczają wydatków, cała siła tej formy tkwi w niskiej stawce liczonej wprost od przychodu. Dobrym przykładem są firmy usługowe, które nie inwestują w drogi sprzęt ani towary – programiści, konsultanci czy specjaliści marketingu. Dla nich brak możliwości odliczania kosztów nie stanowi problemu, bo tych kosztów zwyczajnie jest niewiele.
- Podatek liniowy będzie natomiast atrakcyjniejszy dla firm, które ponoszą istotne wydatki lub mają planowane inwestycje. Możliwość pomniejszania dochodu o koszty sprawia, że realne obciążenie może być niższe niż przy ryczałcie, mimo wyższej nominalnej stawki. To rozwiązanie warto rozważyć również wtedy, gdy przedsiębiorca osiąga wysokie dochody, a jednocześnie ma rozbudowaną stronę kosztową – na przykład w handlu, produkcji czy usługach wymagających zaplecza technicznego.
W praktyce jednak największym problemem nie jest sam wybór formy opodatkowania, lecz to, że wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak wiele wydatków może realnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Tymczasem katalog możliwości jest szeroki i obejmuje między innymi:
- zakup sprzętu i wyposażenia – komputery, telefony, meble biurowe, maszyny czy narzędzia
- koszty samochodu wykorzystywanego w działalności – paliwo, serwis, ubezpieczenie, leasing czy raty
- wydatki na biuro – czynsz, media, artykuły biurowe, a przy działalności w domu również część rachunków za mieszkanie
- usługi zewnętrzne – księgowość, obsługę prawną, marketing, hosting czy abonamenty na oprogramowanie
- szkolenia i rozwój kompetencji związanych z profilem firmy
- koszty podróży służbowych – noclegi, przejazdy, delegacje
Nieświadomość, że takie wydatki obniżają podstawę opodatkowania, sprawia, że część przedsiębiorców wybiera ryczałt jako formę „prostszą”, choć przy uwzględnieniu realnych kosztów podatek liniowy mógłby okazać się dla nich korzystniejszy.
Składki zdrowotne
Nie bez znaczenia pozostaje również wysokość składki zdrowotnej, która przy obu formach naliczana jest zupełnie inaczej i realnie wpływa na końcowy rachunek opłacalności.
- Przy ryczałcie składka jest w praktyce „ryczałtowa” – oderwana od faktycznego zarobku. Jej wysokość zależy wyłącznie od progu przychodów, a progi są trzy. Oznacza to, że dwie firmy o identycznym przychodzie zapłacą taką samą składkę, nawet jeśli jedna ma minimalne koszty i wysoki realny dochód, a druga ledwo wychodzi na swoje. Koszty prowadzenia działalności nie mają tu żadnego znaczenia.
- Przy podatku liniowym mechanizm jest odwrotny. Składka wynosi 4,9% od dochodu, więc podąża za rzeczywistym wynikiem firmy. Im wyższe koszty i niższy dochód, tym niższa składka – i na odwrót. Przedsiębiorca płaci proporcjonalnie do tego, ile faktycznie zarabia.
Ta różnica bywa decydująca. Firma z wysokimi kosztami przy ryczałcie może płacić wysoką składkę mimo skromnego dochodu, bo liczy się sam przychód. Ta sama firma na podatku liniowym zapłaci składkę adekwatną do realnego zarobku. Odwrotnie działa to przy niskich kosztach – wtedy ryczałtowa, stała składka często okazuje się korzystniejsza niż procent naliczany od wysokiego dochodu.
Dlatego przy wyborze formy opodatkowania warto patrzeć nie tylko na samą stawkę podatku, ale też na to, jak w każdym wariancie policzona zostanie składka zdrowotna.
Formalności i termin zmiany formy opodatkowania
Wybór formy opodatkowania następuje przy rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przedsiębiorca, który chce zmienić formę opodatkowania na kolejny rok, składa odpowiednie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym w danym roku uzyskał pierwszy przychód (zazwyczaj do 20 lutego).
Warto przemyśleć tę decyzję odpowiednio wcześnie, ponieważ raz wybrana forma obowiązuje przez cały rok i przekłada się na sposób prowadzenia ewidencji oraz na składane później zeznanie roczne. Dobrą praktyką jest analiza wyników z poprzedniego roku podatkowego i oszacowanie, jak kształtować się będą przychody oraz koszty w nadchodzących miesiącach.
Wybranie formy opodatkowania. Podsumowanie
Nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź na pytanie, co bardziej się opłaca. Z naszego doświadczenia wynika, że wielu przedsiębiorców wybiera ryczałt nie dlatego, że jest dla nich najkorzystniejszy, ale dlatego, że nie zdaje sobie sprawy, ile wydatków mogliby zaliczyć do kosztów. Tymczasem ryczałt faktycznie się opłaca przede wszystkim tam, gdzie różnica w stawce podatku jest duża – na przykład 12% wobec 19% przy podatku liniowym – a jednocześnie koszty w firmie pozostają na tyle niskie, że możliwość ich odliczenia niewiele by zmieniła.
Przed podjęciem decyzji warto przeliczyć oba warianty na własnych liczbach, uwzględniając zarówno podatek, jak i wysokość składki zdrowotnej. Najlepiej zrobić to wspólnie z księgowym lub doradcą podatkowym, który spojrzy na indywidualną sytuację firmy i pomoże wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do jej realiów.
Nie masz pewności, czy Twoja obecna forma rozliczeń jest tą najkorzystniejszą? Skorzystaj z profesjonalnej weryfikacji formy opodatkowania i sprawdź, ile realnie możesz zaoszczędzić w skali roku.
